Waktu adalah uang
1. Efisiensi dan produktivitas
Waktu yang dihabiskan secara efektif dalam bisnis dan akademisi dapat meningkatkan produktivitas. Jika proyek atau penelitian diselesaikan lebih cepat, maka hasilnya dapat digunakan atau dikomersialkan lebih cepat, sehingga menghasilkan keuntungan yang lebih cepat. Penelitian The Economist menunjukkan bahwa pertumbuhan produktivitas berdampak langsung terhadap pertumbuhan ekonomi.
2. Kesempatan
Setiap keputusan mempunyai biaya peluang. Misalnya, waktu yang dihabiskan untuk satu proyek berarti tidak dapat digunakan untuk proyek lain yang mungkin lebih menguntungkan. Menurut teori ekonomi, biaya peluang adalah salah satu konsep kunci untuk menentukan nilai waktu yang dihabiskan.
3. Irreplaceable Resource
Tidak seperti uang, Anda tidak bisa mendapatkan waktu kembali setelah dihabiskan. Hal ini menjadikannya sebagai aset yang sangat berharga. Pengusaha kondang Richard Branson pernah mengatakan bahwa waktu adalah satu-satunya sumber daya yang benar-benar terbatas dan tidak tergantikan, sehingga harus dimanfaatkan dengan bijak.
Mengapa waktu dianggap sebagai salah satu aset paling berharga?
1. Kesempatan
Waktu adalah sumber daya yang terbatas dan tidak dapat diperbarui. Setelah waktunya habis, tidak dapat dipulihkan. Hal ini menjadikannya sangat berharga, sebagaimana dijelaskan oleh filsuf dan ekonom Adam Smith dalam bukunya "The Wealth of Nations".
2. Potensi pengembangan diri
Penggunaan waktu secara cerdas dapat memberikan kesempatan untuk belajar, bertumbuh dan menciptakan peluang baru yang dapat memberikan dampak jangka panjang pada kehidupan seseorang. Sebuah studi Harvard Business Review menunjukkan bahwa manajemen waktu yang efektif berhubungan langsung dengan tingkat kesuksesan dan kebahagiaan seseorang.
3. Nilai ekonomi
Dalam bisnis, waktu sering kali diukur dengan upah atau pengeluaran. Setiap jam yang dihabiskan oleh seorang karyawan atau peneliti mempunyai nilai ekonomi yang terukur. Perusahaan membayar karyawannya berdasarkan jam kerja mereka, yang menunjukkan bahwa waktu mempunyai nilai moneter langsung.
A. Sejarah dan asal-usul
Pepatah “waktu adalah uang” berasal dari tulisan Benjamin Franklin, seorang tokoh luar biasa dalam sejarah Amerika. Franklin pertama kali memperkenalkan konsep ini dalam esainya tahun 1748, "Advice to Young Merchants." Dalam esainya, Franklin menasihati para wirausahawan muda tentang pentingnya efisiensi dan manajemen waktu untuk mencapai kesuksesan finansial.
Dia menulis: "Remember that time is money. He that can earn ten shillings a day by his labor, and goes abroad, or sits idle one half of that day, though he spends but sixpence during his diversion or idleness, ought not to reckon that the only expense; he has really spent, or rather thrown away, five shillings besides."
Artinya: “Ingatlah bahwa waktu adalah uang. Barangsiapa dapat memperoleh sepuluh shilling sehari dari jerih payahnya, dan pergi ke luar negeri, atau bermalas-malasan selama setengah hari, meskipun ia menghabiskan hanya enam pence untuk bersenang-senang atau bermalas-malasan, tidak boleh memperhitungkan bahwa satu-satunya biaya; dia sebenarnya telah menghabiskan, atau lebih tepatnya membuang, lima shilling lagi."
Franklin menggunakan pernyataan ini untuk menekankan bahwa waktu yang tidak produktif memiliki nilai moneter yang sama dengan uang yang terbuang. Konsep ini mencerminkan etos kerja Protestan yang kuat dan semangat kapitalisme yang berkembang di Amerika Serikat pada abad ke-18, yang memandang waktu sebagai sumber daya yang harus dioptimalkan untuk keberhasilan ekonomi. Melalui tulisannya ini, Franklin mempengaruhi banyak pemikir dan praktisi keuangan hingga saat ini, menjadikan pepatah “waktu adalah uang” sebagai prinsip yang diterima secara universal dalam bisnis dan manajemen waktu.
B. Pentingnya manajemen waktu
Manajemen waktu adalah proses pengelolaan waktu berdasarkan kegiatan yang direncanakan dan ditimbang berdasarkan peluang kemudian dikendalikan dalam prosesnya untuk memaksimalkannya. Manajemen waktu tidaklah mudah jika Anda tidak tahu cara memperhatikan hal apa yang harus diprioritaskan dan apa yang bisa dilakukan di waktu lain.
Manajemen waktu yang efektif memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas, karena memungkinkan orang mengalokasikan sumber daya waktu mereka secara optimal, mengurangi stres, dan meningkatkan kualitas kerja. Berikut penjelasan bagaimana manajemen waktu yang efektif dapat meningkatkan produktivitas, beserta contoh manajemen waktu yang buruk dan baik. Manajemen waktu yang efektif melibatkan beberapa aspek utama, termasuk.
1. Identifikasi tugas-tugas yang paling penting dan mendesak dan prioritaskan tugas-tugas tersebut di atas tugas-tugas lain yang kurang penting.
2. Buatlah rencana harian, mingguan, atau bulanan untuk memastikan tugas diselesaikan tepat waktu.
3. Serahkan tugas tertentu kepada orang lain bila memungkinkan untuk meringankan beban kerja.
4. Gunakan alat manajemen waktu seperti kalender, daftar tugas, dan pengingat agar tetap teratur.
5. Atasi kecenderungan menunda pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
Penggunaan waktu yang buruk terlihat pada siswa yang tidak merencanakan waktunya dengan baik sebelum ujian akhir. Misalnya, dia menghabiskan terlalu banyak waktu untuk kegiatan sosial dan rekreasi serta menunda belajar hingga hari terakhir sebelum ujian. Akibatnya, ia harus begadang semalaman untuk belajar, sehingga mengakibatkan kurang tidur, stres tinggi, dan hasil ujian yang buruk.
Manajemen waktu yang baik dapat dilihat pada diri seorang ilmuwan yang menyelesaikan proyek penelitian besar dengan sukses dan efisien. Dia membagi proyeknya menjadi langkah-langkah kecil, menetapkan tenggat waktu untuk setiap langkah dan melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Selain itu, dia menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello untuk melacak kemajuan dan mengatur tugas yang harus diselesaikan. Dengan pendekatan ini, dia berhasil menyelesaikan proyek lebih cepat dari jadwal dengan hasil yang berkualitas.
C. Waktu dalam konteks bisnis dan ekonomi
1. Peran waktu dalam dunia bisnis
Waktu adalah salah satu sumber daya paling berharga dalam bisnis. Setiap detik yang berlalu dapat menjadi peluang sekaligus tantangan bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya. Berikut beberapa aspek penting peran waktu dalam dunia bisnis.
a. Efisiensi operasional
Efisiensi operasi sangat bergantung pada penggunaan waktu yang baik. Perusahaan yang dapat mengatur waktu secara efektif dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya dan meningkatkan layanan pelanggan. Menurut studi McKinsey, perusahaan yang menerapkan praktik manajemen waktu yang efektif dapat meningkatkan produktivitas hingga 25%.
b. Pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan yang tepat waktu sangat penting untuk keberhasilan bisnis. Keputusan yang tertunda dapat menyebabkan hilangnya peluang dan memberikan keuntungan bagi pesaing. Sebuah artikel yang diterbitkan di Harvard Business Review menekankan pentingnya pengambilan keputusan berdasarkan data yang cepat, namun akurat serta analisis mendalam.
c. Inovasi dan pengembangan produk
Dalam industri yang bergerak cepat seperti teknologi dan fesyen, waktu adalah kunci bagi inovasi dan pengembangan produk. Perusahaan yang dapat membawa produk baru ke pasar lebih cepat biasanya mempunyai keunggulan kompetitif. Misalnya, Apple dikenal dengan siklus pengembangan produknya yang cepat, sehingga memungkinkannya untuk selalu menjadi yang terdepan dalam inovasi teknologi.
d. Layanan pelanggan
Waktu juga memainkan peran penting dalam layanan pelanggan. Respon cepat terhadap pertanyaan atau keluhan pelanggan dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Menurut penelitian yang diterbitkan oleh American Express, 78% pelanggan cenderung berhenti menggunakan layanan dari perusahaan dengan layanan yang lebih lambat.
e. Manajemen proyek
Manajemen waktu yang baik sangat penting dalam manajemen proyek. Setiap proyek memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Metode seperti Agile dan Scrum menekankan pentingnya manajemen waktu yang efektif untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan cepat dan efisien.
f. Pasar dan persaingan
Dalam konteks pasar dan persaingan, waktu dapat menjadi faktor penentu antara keberhasilan dan kegagalan. Kecepatan memasuki pasar baru, merespons tren konsumen atau beradaptasi terhadap perubahan peraturan dapat memberikan keunggulan kompetitif. Boston Consulting Group mencatat bahwa perusahaan yang dapat dengan cepat menerapkan strateginya sering kali mengungguli pesaingnya.
2. Cara perusahaan besar mengelola waktu untuk memaksimalkan profit
Perusahaan besar membutuhkan waktu untuk memaksimalkan keuntungan melalui berbagai strategi yang terstruktur dan sistematis. Berikut beberapa cara utama yang sering digunakan.
a. Penerapan manajemen proyek yang efektif
Gunakan alat manajemen proyek seperti bagan Gantt atau perangkat lunak seperti Trello, Asana atau Microsoft Project untuk memastikan setiap tugas selesai tepat waktu. Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas untuk menghindari kebingungan dan tumpang tindih pekerjaan.
b. Pengoptimalan proses bisnis
Menganalisis dan menyederhanakan proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak menciptakan nilai. Terapkan metode seperti Lean atau Six Sigma untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang terbuang.
c. Penggunaan teknologi dan otomasi
Penerapan teknologi informasi dan sistem otomasi untuk mengurangi waktu yang dihabiskan pada proses manual. Menggunakan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya perusahaan untuk mengintegrasikan dan menyederhanakan operasi.
d. Pengelolaan waktu karyawan yang efisien
Menerapkan kebijakan keseimbangan kehidupan kerja untuk memastikan karyawan tetap produktif dan termotivasi. Menyelenggarakan pelatihan manajemen waktu bagi karyawan untuk meningkatkan efisiensi individu.
e. Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat
Menggunakan analisis data untuk mendapatkan informasi yang akurat dan relevan untuk pengambilan keputusan. Memberikan karyawan wewenang yang tepat untuk mengambil keputusan dalam batas tertentu sehingga dapat menghemat waktu.
f. Kolaborasi dan komunikasi yang efektif
Gunakan alat komunikasi dan kolaborasi canggih seperti Slack atau Microsoft Teams untuk mempercepat komunikasi antar tim. Menyelenggarakan pertemuan terjadwal dengan agenda dan batasan waktu yang jelas untuk setiap topik pembahasan.
g. Perencanaan dan penjadwalan yang matang
Buatlah perencanaan jangka panjang dan jangka pendek secara rinci dengan tujuan yang jelas. Gunakan kalender dan jadwal untuk menjaga semua aktivitas dan proyek tetap pada jalurnya.
Dengan menerapkan strategi ini, perusahaan besar dapat mengatur waktu dengan lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan memaksimalkan keuntungan.
D. Waktu dan kehidupan pribadi
1. Pentingnya waktu dalam kehidupan sehari-hari
Waktu memegang peranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari karena berbagai alasan, baik dari sudut pandang individu maupun sosial. Berikut adalah beberapa poin penting yang menjelaskan pentingnya waktu.
a. Manajemen diri dan produktivitas
Manajemen waktu yang baik memungkinkan orang menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien. Ini meningkatkan produktivitas dan membantu mencapai tujuan pribadi dan profesional. Menurut penelitian Lakein (1973), "Time Management" adalah keterampilan utama yang dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas hidup seseorang.
b. Keseimbangan hidup
Manajemen waktu yang baik membantu orang menjaga keseimbangan antara pekerjaan, keluarga, dan diri mereka sendiri. Penting untuk kesehatan mental dan fisik. Misalnya, sebuah penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Occupational Health Psychology menunjukkan bahwa manajemen waktu yang efektif dapat mengurangi stres dan meningkatkan kesejahteraan.
c. Pembangunan relasi sosial
Waktu juga penting untuk menciptakan dan memelihara hubungan sosial. Menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman memperkuat ikatan sosial dan mendukung kesehatan mental. Penelitian dari Harvard Study of Adult Development menunjukkan bahwa hubungan sosial yang baik berhubungan langsung dengan kebahagiaan dan kesehatan sepanjang hidup.
d. Pengembangan diri
Waktu yang dihabiskan untuk pendidikan dan pengembangan diri dapat memberikan pengetahuan dan keterampilan baru yang berguna baik dalam jenjang karir maupun dalam kehidupan pribadi. Menurut Covey (1989) dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People”, menginvestasikan waktu dalam pengembangan diri adalah salah satu metode terpenting untuk mencapai kesuksesan jangka panjang.
e. Perencanaan dan antisipasi
Perencanaan waktu membantu masyarakat lebih mempersiapkan masa depan, mengantisipasi potensi masalah dan membuat strategi untuk mengatasinya. Hal ini dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan rasa kendali atas hidup.
2. Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan kualitas hidup
Manajemen waktu yang baik dapat meningkatkan kualitas hidup dengan meningkatkan produktivitas, mengurangi stres dan memberikan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang mendukung kesejahteraan mental dan fisik. Beberapa contoh dari kehidupan sehari-hari yang menunjukkan manfaat penting dari efisiensi penggunaan waktu adalah misalnya.
a. Peningkatan produktivitas di tempat kerja
Dengan mengatur waktu secara efektif, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu lebih singkat. Misalnya, menggunakan teknik seperti Pomodoro dalam waktu singkat yang diikuti dengan istirahat dapat meningkatkan fokus dan produktivitas. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memberikan lebih banyak waktu luang untuk aktivitas pribadi atau keluarga.
b. Pengurangan stres
Manajemen waktu yang baik memungkinkan seseorang mengatur prioritas dan tenggat waktu dengan lebih baik, menghindari penumpukan tugas yang membuat stres. Misalnya, dengan membuat daftar harian dan menandai tugas-tugas terpenting, seseorang dapat terhindar dari perasaan kewalahan dan meningkatkan pengendalian diri.
c. Waktu luang untuk kesehatan dan rekreasi
Perencanaan waktu yang efektif memungkinkan seseorang memiliki lebih banyak waktu untuk berolahraga, yang penting untuk kesehatan fisik dan mental. Misalnya, seseorang yang mengetahui cara mengatur jadwal kerja dan pekerjaan rumahnya dengan baik dapat menyisihkan waktu setiap hari untuk berolahraga, yang terbukti meningkatkan mood dan energi.
d. Kualitas hubungan sosial
Penggunaan waktu yang baik memberikan lebih banyak kesempatan untuk berkumpul dengan keluarga dan teman, sehingga memperkuat ikatan sosial yang penting untuk kesejahteraan mental. Misalnya, dengan menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan efisien, seseorang memiliki waktu makan malam bersama keluarga setiap hari, yang dapat mempererat hubungan dan memberikan dukungan emosional yang kuat.
e. Pengembangan diri
Waktu yang dihemat dengan manajemen yang baik dapat digunakan untuk pengembangan diri, seperti membaca, mempelajari keterampilan atau hobi baru. Misalnya, seseorang yang menggunakan waktu kerjanya dengan lebih efisien dapat menyisihkan satu jam setiap hari untuk mempelajari bahasa baru atau mengikuti kursus online, yang dapat meningkatkan kepuasan pribadi dan peluang karier.
E. Alat dan teknik untuk mengelola waktu
1. Metode manajemen waktu
a. Podomoro
Teknik Podomoro diciptakan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980an. Teknik ini sangat populer dan digunakan banyak orang saat ini karena dikenal sederhana dan efektif dalam meningkatkan produktivitas. Teknik Podomoro adalah teknik mengelola waktu kerja dengan prinsip fokus bekerja sekian menit dan di sela-selanya disediakan waktu istirahat.
Prinsip teknik Podomoro dalam perencanaan waktu mengacu pada perbandingan waktu yang salah satunya adalah 25:5 (25 kerja konsentrasi, istirahat 5 menit). Prinsip ini dipenuhi selama 4 putaran dan waktu istirahat diperpanjang. Misalnya dari 25:5, lalu ke 20:10. Pencipta harus mengatur timer atau alarm agar tiba tepat waktu sesuai dengan pengaturan referensi teknis Podomoro. Cara ini dikenal efektif karena memberikan waktu istirahat sehingga konsentrasi tetap terjaga.
b. Pareto
Teknik Pareto diciptakan atau ditemukan oleh Vilfredo Pareto pada tahun 1895. Teknik Pareto merupakan teknik manajemen waktu berdasarkan aturan 80/20 (80% hasil bisnis berasal dari 20% usaha dan kinerja). Dalam prosesnya, Anda cukup membuat to-do list berdasarkan skala prioritas tugas-tugas penting dan tenggat waktu yang mendesak. Setelah itu, lakukan saja sesuai urutan yang Anda lakukan. Dengan begitu, seseorang akan lebih fokus dalam melakukan pekerjaan penting dan mendesak. Dan tentunya tentukan waktu khusus untuk ini.
c. Skala prioritas
Sesuai dengan namanya, teknik ini menggunakan prinsip penentuan tingkat prioritas serangkaian tugas dan tanggung jawab. Teknik ini membantu Anda mengatur waktu dengan melakukan pekerjaan sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Pekerjaan penting dengan tenggat waktu paling ketat adalah pekerjaan dengan prioritas tertinggi. Supaya tidak bingung, berikut perkembangan skala prioritas to-do list Anda:
1. Kepentingan: (A = Tinggi, B = Sedang, C = Rendah)
2. Urgensi: ( 1 = Tinggi, 2 = Sedang, 3 = rendah).
Silakan daftar pekerjaan atau tugas dengan memasukkan kode. Kode ini menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan mana yang dapat diselesaikan kemudian. Namun pada akhirnya, semuanya berfungsi, terlepas dari kode apa yang terlibat. Bahkan selesai di hari yang sama. Bedanya, pekerjaan yang tidak terlalu mendesak lebih fleksibel dan bisa dilakukan kapan saja.
d. Bojo (Bullet Jurnal)
Teknik Bullet Journal merupakan suatu metode yang dirancang untuk mengatur dan mendokumentasikan suatu agenda kegiatan sehari-hari. Tekniknya sendiri juga sangat populer dan banyak orang memilihnya untuk mengatur waktu dan daftarnya yang relatif banyak.
Sederhananya, prinsip dari teknik ini adalah dengan menuliskan seluruh daftar tugas atau tugas dan tanggung jawab dalam sebuah planner atau buku catatan kecil. Dengan begitu Anda akan tahu apa yang harus Anda lakukan dalam sehari atau seminggu. Daftar ini dapat menghindarkan penulis dari kelupaan dan dapat dilakukan lebih awal agar dapat diselesaikan sebelum batas waktunya. Selain perencanaan waktu, teknik ini juga cocok untuk manajemen proyek.
e. T (Time-bound)
Prinsip terakhir dari teknik manajemen waktu SMART Goals adalah Time Bound. Batas waktu menentukan tanggal dan waktu kapan Anda memulai suatu aktivitas untuk mencapai beberapa tujuan yang telah ditentukan. Batasan waktu memudahkan dalam mengatur waktu terkait pekerjaan lain.
Memahami tenggat waktu juga memotivasi Anda untuk menyelesaikan tugas secepat mungkin. Ketika semua prinsip ini terpenuhi, manajemen waktu menjadi lebih mudah dan tujuan tercapai. Oleh karena itu, teknik SMART Goals banyak digunakan karena membuat tujuan menjadi terukur dan mudah dicapai.
Manakah dari lima teknik yang dijelaskan di atas yang sesuai dengan sifat Anda dan paling mudah diterapkan? Setiap orang dan setiap penulis bisa mempunyai jawabannya masing-masing. Jadi pertama-tama pahami satu dan cobalah. Jika tidak berhasil, Anda dapat melanjutkan ke teknik lain. Walaupun teknik manajemen waktu ini mempunyai prinsip dan model pelaksanaan yang berbeda, namun tujuannya sama.
2. Rekomendasi aplikasi untuk membantu manajemen waktu
a. Wunderlist
Aplikasi ini berfungsi sebagai pengelola tugas berbasis cloud yang memudahkan pengelolaan semua proyek Anda yang sedang berjalan. Dengan Wunderlist, Anda dapat mengatur daftar tugas penting seperti catatan belanja, ulang tahun dan berbagai pekerjaan penting. Selain itu, Wunderlist juga memiliki alarm pengingat yang membantu mengingatkan Anda tentang semua tugas yang harus diselesaikan tepat waktu. Selain itu, layanan cloud Wunderlist memungkinkan Anda membuat dan mengelola daftar tugas di mana pun Anda berada, selama Anda terhubung ke Internet. Dengan fitur-fitur ini, Wunderlist mungkin menjadi aplikasi manajemen waktu yang patut Anda coba.
b. Notion
Notion adalah aplikasi manajemen waktu yang memudahkan pengguna mengatur berbagai tugas, proyek, dan catatan penting. Selain itu, Notion juga menawarkan fitur yang cukup fleksibel dan ramah pengguna, sehingga memudahkan Anda melacak semua informasi terkait tugas.
Secara keseluruhan, Notion memiliki aplikasi profesional dan cukup mudah dipahami sehingga sangat cocok untuk Anda, pekerja profesional, atau pelajar. Selain itu, Notion sendiri menawarkan beberapa fitur penting seperti pembuatan halaman, database, kalender, tag, dan catatan. Oleh karena itu, Notion dapat menjadi alat manajemen waktu yang andal untuk membantu Anda mengatur waktu.
c. ClickUp
ClickUp adalah aplikasi manajemen waktu dengan beberapa fitur dan fungsi khusus untuk membantu Anda mengelola tugas sehari-hari. Di halaman utama aplikasi, ClickUp menawarkan Anda pekerjaan atau serangkaian tugas sesuai dengan status pekerjaan, mulai dari tugas, sedang berlangsung, selesai, diarsipkan. Selain itu, ClickUp dapat membantu Anda menandai skala prioritas dari semua pekerjaan yang ada, seperti tidak ada prioritas, rendah, normal atau mendesak.
Hal ini tentu membantu untuk menentukan pekerjaan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Yang terbaik dari semuanya, ClickUp juga dapat mengelola, melacak kemajuan, dan melakukan kerja tim. ClickUp memungkinkan Anda dan tim Anda memprioritaskan pekerjaan pada proyek grup. Caranya sederhana, Anda hanya perlu mengundang sekelompok teman ke proyek yang dibuat melalui alamat email mereka.
d. Toggl
Metode Podomoro ini digunakan di Toggl. Jadi Toggl bertindak sebagai pengatur waktu yang membantu Anda fokus pada pekerjaan yang Anda lakukan menggunakan metode Podomoro. Yang terbaik dari semuanya, Toggl juga memiliki ikhtisar harian, mingguan, dan bulanan tentang pekerjaan Anda. Dengan cara ini Anda dapat mengevaluasi efisiensi dan seberapa besar Anda fokus pada pekerjaan Anda sebelumnya.
e. Todoist
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengelola dan mengatur semua tugas dan bekerja secara teratur. Todoist menawarkan beberapa fitur untuk membantu Anda mengatur daftar tugas dengan mudah, seperti menambahkan daftar tugas hanya dengan suara Anda. Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan fungsi pengingat tugas untuk semua tugas yang dimasukkan sebelumnya.
Menariknya lagi, setiap fungsi terhubung dengan fungsi lainnya, sehingga Anda dapat menetapkan tujuan untuk menyelesaikan tugas tepat waktu. Selain itu, beberapa aplikasi penting lainnya seperti Google Classroom, Google Drive dan Slack dibundel dengan Todoist. Program ini juga memungkinkan Anda mengatur secara rutin berbagai pencapaian pribadi, seperti catatan belanja dan olahraga.
Itulah tadi beberapa rekomendasi aplikasi menajemen waktu untuk ponsel Anda yang dapat Anda pertimbangkan untuk membantu Anda menjadi lebih produktif. Agar sebagian besar aplikasi ini dapat bekerja secara optimal, Anda juga perlu melengkapi diri Anda dengan ponsel cerdas kelas atas dan berperforma tinggi.
3. Tips praktis untuk meningkatkan efisiensi penggunaan waktu
a. Menguasai manajemen stres
Selalu ada stres di tempat kerja. Namun tekanan tersebut dapat menjadi motivasi untuk bertindak dan juga melakukan pekerjaan. Namun jangan biarkan tekanan berubah menjadi stres karena akan membuat karyawan sulit berpikir jernih dan menyelesaikan tugas. Stres mempengaruhi performa kerja dan tentunya manajemen waktu yang Anda kembangkan. Namun, stres sendiri berdampak berbeda pada setiap orang.
b. Menaikkan standar kerja
Salah satu cara untuk meningkatkan taraf kerja adalah dengan menguasai seni “bertanya dan menantang”. Saat memulai suatu pekerjaan, Anda harus menanyakan dengan jelas semua detail pekerjaan tersebut. Daripada banyak bertanya di tengah pekerjaan dan berkurangnya waktu kerja, lebih baik luangkan waktu untuk mencari tahu detailnya di awal. Jika Anda memiliki keraguan tentang pekerjaan tersebut, Anda harus mengatakannya di awal.
c. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi
Setiap pekerjaan memerlukan interaksi dengan banyak orang. Bahkan mempengaruhi jadwal kerja dan produktivitas Anda. Oleh karena itu, meningkatkan keterampilan komunikasi Anda adalah tip manajemen waktu lain yang harus Anda lakukan. Keterampilan komunikasi yang baik membantu Anda membangun hubungan baik dengan orang-orang yang bekerja dengan Anda.
Setelah hubungan baik terjalin, akan lebih nyaman untuk membicarakan segala hal. Misalnya, jika terjadi kesalahan di tempat kerja atau komunikasi, Anda dapat dengan cepat dan tepat menjelaskan apa yang perlu diperbaiki. Anda juga bisa dengan mudah membuat orang memahami standar kerja yang Anda inginkan.
d. Belajar senantiasa fokus
Ketika Anda memiliki banyak tugas dan tenggat waktu yang harus dipenuhi, Anda harus bisa memprioritaskan dan fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu. Mulailah belajar fokus pada tugas yang ada, untuk sementara mengesampingkan pemikiran lain yang mungkin mengganggu tugas yang ada.Tentu saja, jika Anda fokus menyelesaikan satu tugas sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya, Anda akan menemukan manajemen waktu yang lebih efisien.
e. Membuat perencanaan
Agar manajemen waktu Anda bisa berjalan lebih baik, trik selanjutnya adalah merencanakan jadwal dengan akurat.Mengapa perencanaan sangat penting untuk manajemen waktu yang lebih efektif? Perencanaan memudahkan untuk menentukan tugas mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
Dengan membuat perencanaan, Anda juga tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya tanpa membuang waktu untuk mengambil keputusan. Rencana tersebut mungkin tidak selalu berjalan sempurna. Oleh karena itu, selalu punya rencana cadangan. Terkait dengan poin sebelumnya, jika Anda mempunyai kendala pada aktivitas yang Anda rencanakan, fokus dan manajemen stres akan sangat membantu Anda.
f. Berani mengambil keputusan
Bagi sebagian orang, memutuskan sesuatu mungkin bukanlah hal yang mudah. Jika Anda tidak pernah belajar mengambil keputusan, Anda akan membuang banyak waktu untuk memikirkan dan mempertimbangkan berbagai hal. Oleh karena itu, meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan merupakan salah satu tips manajemen waktu yang wajib Anda lakukan. Belajar mengambil keputusan dengan bijak dan berani mengambil resiko. Karena sebenarnya resiko yang didapat dari keputusan tersebut membuat Anda semakin berkembang.
g. Mencari motivasi diri
Dalam bekerja, tentu saja Anda akan menghadapi berbagai kendala yang berasal dari faktor internal dan eksternal. Ketika Anda menghadapi masalah yang dapat berdampak negatif pada kinerja Anda, Anda dapat mencari motivasi pada diri sendiri. Jika Anda bisa memotivasi diri sendiri, Anda bisa membagikan semangat dan motivasi Anda kepada orang-orang di sekitar Anda. Selain itu, Anda juga bisa mengontrol dan mengatur diri sendiri dengan lebih baik. Jika Anda berhasil mengambil tanggung jawab terhadap diri sendiri, keterampilan manajemen waktu Anda juga akan meningkat.
h. Menyusun skala prioritas
Skala prioritas dapat mempermudah perencanaan dan juga mempertajam kemampuan Anda untuk fokus. Ketegasan tentunya mempengaruhi skala prioritas juga.
i. Manfaatkan teknologi time management
Menggunakan alat manajemen waktu juga bisa menjadi tips untuk meningkatkan manajemen waktu. Teknologi serbaguna ini memungkinkan Anda menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan aktivitas sehari-hari. Beberapa software bahkan dapat mengintegrasikan hasil pelacakan waktu ke dalam jadwal kerja Anda setiap hari. Jika digunakan dengan benar, alat ini akan memberi Anda jadwal kerja yang lebih realistis dan akurat. Mereka juga dapat membantu Anda untuk tidak menunda-nunda.
j. Merapikan meja kerja
Meja yang rapi akan menghemat waktu Anda dalam sehari. Karena Anda tidak perlu lagi bersusah payah mencari bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Selain itu, membersihkan meja secara tidak langsung mengembangkan keterampilan berorganisasi dan memperkuat keterampilan perencanaan.Meja yang bersih juga membuat Anda lebih semangat bekerja dan mengurangi stres.
k. Hargai kebaikan anda
Terakhir, untuk meningkatkan kualitas manajemen waktu Anda, Anda bisa mengevaluasi kebiasaan-kebiasaan baik yang sering Anda lakukan. Misalnya, jika Anda sering menyelesaikan tugas tepat waktu, hadiahi diri Anda dengan waktu istirahat yang lebih banyak. Cara ini meningkatkan motivasi kerja dan mendukung kesehatan mental Anda.
F. Dampak negatif dari pengelolaan waktu yang buruk
1. Penundaan
Apakah Anda sering menunda pekerjaan Anda? Atau sulit untuk memulainya? Padahal, hanya dibutuhkan langkah kecil untuk mendapatkan motivasi dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, jika Anda ingin pergi ke gym untuk berolahraga, Anda hanya perlu berjalan-jalan di luar. Saat Anda memulai, pastikan Anda menyelesaikan pekerjaan.
2. Kurang tidur
Jika Anda tidak bisa mengatur waktu dengan baik, Anda pasti akan mengalami jadwal tidur yang tidak teratur. Tentu saja hal itu berdampak pada kesehatan Anda. Selain itu, jika kurang tidur, aktivitas menjadi lebih sulit dan konsentrasi menurun. Usahakan untuk menjadwalkan pekerjaan Anda ketika sudah waktunya tidur, jangan ditunda-tunda. Pertahankan jadwal tidur yang konsisten.
3. Terburu-buru
Apakah Anda sering bekerja dengan tergesa-gesa? Anda mungkin menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis atau menyerah pada kewajiban yang berlebihan. Cobalah untuk mengatur waktumu dengan baik, jangan bilang iya pada semua rencanamu.
4. Tidak tepat waktu
Tidak tepat waktu merupakan salah satu akibat buruknya manajemen waktu. Jika Anda datang terlambat atau pulang kerja lebih awal, Anda bisa meninggalkan hal-hal produktif di sana. Selain itu, ketika Anda bekerja dengan orang lain, penting untuk mengoordinasikan jadwal Anda dengan rekan kerja Anda.
5. Multitasking
Salah satu tanda manajemen waktu Anda buruk adalah multitasking. Jika Anda sedang mengerjakan satu tugas dan perhatian Anda beralih ke tugas lain, cobalah untuk tidak terganggu. Hal ini menyebabkan pekerjaan tidak terlaksana dengan baik dan produktivitas menurun.
6. Waktu kerja dan hidup menjadi tidak seimbang
Apakah Anda bekerja terlalu banyak? Atau apakah Anda terlalu bersenang-senang di luar? Jika iya, berarti Anda memiliki manajemen waktu yang buruk. Tidak ada salahnya bersenang-senang, tapi jangan lupakan pekerjaan atau tujuan yang ingin dicapai. Cobalah untuk mengatur waktu Anda dengan work-life balance agar Anda merasa lebih produktif setiap hari.
Penutup:
Waktu memiliki nilai ekonomi yang sama dengan uang. Setiap detik yang berlalu merupakan peluang untuk menciptakan nilai baik dalam bentuk produktivitas kerja, pembelajaran maupun pengembangan pribadi. Manajemen waktu yang baik berarti memaksimalkan potensi manfaat dan meminimalkan kerugian yang disebabkan oleh pemborosan waktu. Oleh karena itu, disiplin manajemen waktu adalah kunci kesuksesan finansial dan kekayaan.
Penulis: Maulana Aditia
Baca juga: Hidup disiplin dan taat aturan
Komentar
Posting Komentar